12 августа 2019
Почему мы внедрили BPMS
и рекомендуем другим?
Хотя не все сотрудники поначалу приняли это с радостью. Рассказывает руководитель kt.team Андрей Путин.
Главный тренд в бизнесе на ближайшие 5 лет — цифровизация процессов. Даже самые «традиционные» компании уже поняли: работать с помощью Excel, телефона и факсов — прошлый век. Нужно меняться, чтобы клиенты не ушли к более продвинутым конкурентам.
kt.team много работает над кастомизацией систем для B2B-сектора. Проанализировав и сравнив функционал различных систем, мы выбрали для собственного использования BPMS.

CRM «закрывала» только отношения с клиентами: такая система подходит отделу продаж, но не всей компании. ERP — «не наш профиль», мы не производство. Концепция BPM — управления бизнес-процессами — наиболее соответствует тому, как устроена работа kt.team. Нам была нужна прозрачная система постановки и контроля задач, учёта времени и взаимодействия между несколькими офисами по России.

Мы интегрировали систему управления в работу всех подразделений: от продаж до разработки. Первые итоги уже налицо: система упростила жизнь руководству, сотрудникам и клиентам.

Очевидные преимущества BPM вы найдёте на сайте любого интегратора или разработчика систем управления бизнес-процессами. Для себя мы выделили три неочевидных, но важных плюса, о которых обычно забывают упомянуть.
Андрей Путин
генеральный директор
Плюс № 1. Даёт вашему клиенту свободу самообслуживания
Это действительно огромный плюс. Вспомните себя: насколько вам нравится взаимодействовать с менеджерами по продажам? Сначала вести с ними переговоры по телефону, потом перебрасываться файлами (договоры, спецификации, счета, акты, накладные и пр.).

Ваш клиент тоже не хочет тратить на всё это время и энергию. Его не надо «водить за руку» по вашему каталогу и заваливать факсами. Он давно привык приобретать в интернет-магазинах нужные товары, вызывать такси и заказывать еду через приложения. Он знает, куда идти и что нажимать.

Лишнее общение с менеджером клиента только раздражает, особенно если процедура заказа повторяется ежемесячно и приходится ходить по кругу. Ему проще зайти на ваш портал, самостоятельно заказать нужную партию товара, передать реквизиты и получить автоматически сформированный пакет документов.

BPM-система даёт ему такую возможность. В результате вы получаете более удовлетворённого клиента и освобождаете сотни человеко-часов в месяц.


Плюс № 2. Самостоятельно формирует платёжные документы со сложным ценообразованием в 2 клика…
…вновь исключая из процесса менеджера и человеческий фактор.

Это актуально для B2B-сектора с многофакторным ценообразованием, где цена за единицу товара зависит:
От размера партии
Чем больше клиент покупает, тем ниже цена за единицу товара;
Логистики
Cформированы ли нужные грузовые единицы или стоимость доставки целиком возлагается на клиента;
Cроков поставки
За «срочно» приходится платить;
Срока годности товара
Чем ближе срок годности партии, тем ниже цена;
Условий оплаты
и наличия кредиторской задолженности… .
Учесть всё это в «ручных» расчётах непросто. В BPMS весь бизнес-процесс формируется по конкретному коммерческому предложению. Нужно только ввести в конструктор нужные условия — и документы будут сформированы автоматически с учётом всех факторов.

Если что-то поменяется в условиях, достаточно будет один раз скорректировать значение нужного параметра. Все изменения будут автоматически учитываться в связанных бизнес-процессах.
Плюс № 3. Заменяет наставника
Когда в компанию приходит новый сотрудник, ему приходится осваивать огромный объём нужной информации. «К кому обратиться, чтобы…», «что нажать, если…», «что сказать клиенту, когда…» Не важно, наняли вы стажёра или человека с опытом, — ему в любом случае придётся изучать ваши бизнес-процессы.
BPM-система полностью заменяет наставника.

Если вы прописали все бизнес-процессы, вам не придётся каждый раз рассказывать их сотрудникам и надеяться, что никто ничего не забудет. Все действия и ответственные лица уже прописаны в системе, каждый шаг понятен.
Даже если какой-то бизнес-процесс меняется — например, закупки стали дополнительно проходить стадию одобрения финансовым директором — вам достаточно внести этот пункт один раз. Сотрудники получат автоматическое уведомление, и с этого момента закупки будут проходить по новому алгоритму без долгого переучивания.
— Означает ли всё это, что BPM-система нужна всем?

— Нет.
На этапе стартапа энтузиазма больше, чем системного подхода. Сотрудник может одновременно выполнять несколько функций. Бизнес-процессы в компании только формируются — они ещё гибкие и неотшлифованные. Внедрять на этом этапе BPMS бессмысленно.

Смысл появляется, когда в организации есть чётко определённые роли и функции. И стабильные бизнес-процессы, которыми уже можно управлять. И вот тогда BPM-система поможет вам и вашим сотрудникам экономить время и нервы и повысить лояльность клиентов.
Поделиться с друзьями