kt.team — DevBlog
Менеджмент

Кейс по автоматизации внутренних бизнес-процессов в kt.team

Об автоматизации процессов в kt.team

image

«Чем меньше компания, тем проще в ней работать. А в крупных организациях придётся согласовывать каждый шаг бумажкой/заявлением/справкой» — это распространённое мнение, с которым мы не согласны. После какого количества сотрудников в компании начинается бюрократия, как ты думаешь? HR-директор Анна Панфёрова рассказывает, как в kt.team не допускают этого явления при 96 сотрудниках в штате.



Анна. HR-директор
«За последние полтора года команда kt.team сильно выросла в качестве и количестве. У нас три офиса: в Тольятти, Москве, Краснодаре. Без нормальных бизнес-процессов сложно наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.

Что нам даёт автоматизация:

  • во-первых, мы экономим уйму времени — не нужно заполнять бумажные документы, собирать подписи, бродить по офису, чтобы найти ответственного; почти всё решается в 1–2 клика;
  • взаимозаменяемость — можно спокойно уйти в отпуск или на больничный, в таком случае руководитель быстро добавит дублёра в твои бизнес-процессы;
  • конкурентное преимущество — мы можем легко масштабироваться;
  • надёжная преемственность и согласованность информации — ничего не теряется, не бывает ситуаций, когда кто-то забыл передать кому-то важный документ, всегда под рукой все переписки и доказательства;
  • автоматизация всех процедур, рутинных/повторяющихся операций — сотрудники занимаются действительно важными делами, не отвлекаясь на мелочи; к тому же теперь не получится „забыть" о важных, регулярно повторяющихся задачах, которые раньше „проседали“ без особого напоминания;
  • удобный доступ к нужной информации для сотрудников компании, партнёров;
    прозрачность и актуальность данных в каждый момент времени — виден статус согласования важных задач и документов, не нужно бегать и узнавать, „как там дела с моим заявлением";
  • накопление архивных данных для аналитики».


Давай посмотрим, насколько автоматизация упрощает жизнь разработчикам и всем остальным сотрудникам.
Автоматизация бизнес-процессов в HR

image

В стартапах или небольших компаниях почти всё можно решить за чашкой кофе: для согласования отпуска, например, нужно просто договориться двум сотрудникам, которые подменяют друг друга.

Чем больше компания, тем сложнее учитывать интересы каждого человека. В такие-то моменты и возникает бюрократия. Мы нашли выход, как её избежать и сохранить при этом контроль и согласованность всех действий: внедрили BPM-систему.
Сейчас у нас почти 100 человек в штате.
В работе HR-отдела автоматизированы 18 основных бизнес-процессов: разработчики и другие сотрудники не тратят время на беготню с бумажными заявлениями на отпуск или отгул, согласовывают больничный в один клик. К тому же нам стало проще уделять внимание их развитию и карьерному росту.
Сравним, как работается в компании без автоматизации и в компании с ней.

Отпуск, больничный, отгул

В компании без автоматизации бизнес-процессов
Чтобы получить отпуск, нужно распечатать бланк и заполнить его (обычно с ошибками), потом долго и мучительно согласовывать даты с тимлидом, менеджером проекта, директором (в мессенджерах, через электронную почту, по телефону, лично). Затем отправить заявление в бухгалтерию, чтобы там нашли ошибку, и повторить всё по кругу.

В компании с автоматизацией бизнес-процессов
Нажатием одной кнопки в CRM-системе нужно открыть процесс «Согласование отпуска», заполнить даты, выбрать тимлида и проджекта. Всё! Заявление формируется автоматически и отправляется всем, кто должен его согласовать. Сотрудник видит, кто просмотрел заявление, кто уже одобрил его и в каком статусе оно находится («Согласовано» или «На согласовании»).

Так же просто оформляется больничный или отгул.

Повышение оклада

В компании без автоматизации бизнес-процессов
Руководитель группы разработки принимает волевое решение, кому и когда повышать зарплату. Согласовать повышение нужно с директором, для этого найти удобный момент, а после — передать эту информацию в бухгалтерию (вообще-то, ещё в кадры и HR-отдел, но об этом помнят не все и не всегда).

В итоге руководитель за месяц согласований не раз пожалеет, что решил всё это затеять.

В компании с автоматизацией бизнес-процессов
Инициатором повышения может быть непосредственный руководитель сотрудника, кто-то из руководителей компании или HR-команда. Инициатор запускает процесс в CRM, вводит сумму и причину повышения (например, блестящие результаты испытательного срока или просто результаты работы) и описывает, к чему нужно стремиться для следующего повышения.

Процесс обязательно согласовывает HR-директор, а следующим этапом — минимум 2 из 6 партнёров компании (на примере kt.team).

Затем процесс «улетает» специалисту по кадровому администрированию, чтобы она внесла изменения в кадровые документы, и бухгалтеру.

Сотрудник тем временем получает письмо с уведомлением о повышении и информацией о дальнейшем плане развития.

Специалист по кадрам приглашает подписать приказ и дополнительное соглашение, поэтому всё же кое-какие перемещения по офису сотруднику совершить придётся. Но до этого момента всё происходит онлайн.

Performance review
В компании без автоматизации бизнес-процессов
Тимлиды и другие руководители часто не считают нужным тратить время на многообещающих сотрудников, потому что те якобы не очень нуждаются во внимании и руководстве («работает — не трогай»). Потом остаётся только разводить руками, мол, «не знаем, почему он увольняется, всё же было хорошо!» А сотруднику хорошо не было, он чувствовал себя брошенным на произвол судьбы («выплывет — хорошо, нет — значит, не судьба»), не чувствовал своей нужности, не видел перспектив.

Для многих руководителей обязанность предоставлять обратную связь — это одна из самых неприятных частей работы, особенно если она негативная. Но даже если человек нормально работает и в целом всё OK, тоже никто особо не рвётся разговаривать с сотрудниками («это не кажется важным»).

В компании с автоматизацией бизнес-процессов
Сейчас performance review — гордость нашего HR-отдела. Это сложный процесс с большим количеством участников. Он используется для оценки производительности и составления целей по развитию сотрудника. Его задача — чтобы все сотрудники компании знали, насколько хорошо они работают, и могли стать ещё лучше.

Автоматизацией убили сразу двух зайцев:
  • уменьшили бюрократию (не нужно заполнять бумажки с характеристиками на сотрудников, как в каком-нибудь советском учреждении);
  • ввели регулярность. С автоматизированным бизнес-процессом у руководителя нет шансов избежать общения с сотрудником, а у сотрудника — остаться без внимания. В итоге каждый разработчик, дизайнер, маркетолог и любой другой участник команды знает: что ему нужно изучить, узнать, освоить; к какой дате; какую прибавку к зарплате он получит в случае успеха. Люди лучше понимают свои сильные и слабые стороны, объективно оценивают себя. Кстати, негативная обратная связь — это тоже полезно, ведь проблемы растут, как снежный ком, если замалчивать их.



Бизнес-процессы в ежедневной работе



image

Свои бизнес-процессы есть у разработчиков, дизайнеров, отдела маркетинга, HR-отдела, проджект-менеджеров, бухгалтерии.

Рассмотрим примеры некоторых из них.

Бизнес-процессы группы разработки

  1. Стендап
    Всем участникам команды приходит напоминание о daily meeting, а после руководитель фиксирует результаты встречи.

  2. Аудит качества проекта
    Каждая совершённая сделка автоматически порождает бизнес-процесс аудита качества. Его проводят наставники по качеству (обычно в конце месяца). От результатов оценки зависит премия разработчиков, поэтому очень важно сделать процесс прозрачным.

  3. Проблема на проекте
    Нужен для того, чтобы учесть каждую проблему и ни в коем случае не упустить её из внимания.


Бизнес-процессы отдела маркетинга

  1. Мероприятия
    Здесь можно забронировать билеты и гостиницу, пригласить к участию партнёров или коллег, обсудить смету затрат и согласовать её с руководством и бухгалтерией.

  2. Оплата рекламы
    В пару кликов можно согласовать бюджет и оплатить нужные сервисы, пополнить бюджет рекламных кабинетов с пластиковой карты или безналом.



Общие бизнес-процессы для всех

  1. Офисная рутина: бизнес-процесс «Закупка»
    Бывает, нужно заменить скрипучий стул. Сломалась мышка или клавиатура. Ребятам, которые живут на корпоративной квартире, нужно купить микроволновку. Или для работы срочно нужна книга, которой пока нет в нашей офисной библиотеке.

    Всё это решается в пару кликов.

  2. Непрерывное улучшение: бизнес-процесс «Новая идея»
    Каждый сотрудник может предложить любые улучшения в компании. Для этого нужно описать идею, и её рассмотрит руководство совместно с тобой и твоими коллегами. За успешные идеи сотрудник получит премию.


Вывод


По нашему опыту — автоматизировать процессы проще и быстрее, пока компания небольшая. Если этого не сделать, то при масштабировании будет тяжело наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.
И никакой бюрократии.

Сейчас в kt.team почти 100 человек, и каждый сотрудник чувствует на себе, что автоматизация делает его жизнь намного проще