Для крупного девелопера разработали бизнес-процесс закупки строительных материалов и ускорили его в 3 раза

КЛИЕНТ

Девелоперская PropTech-корпорация, входящая в российский топ-5 по объёмам строительства. Включена в список системообразующих предприятий. На июнь 2022 года в работе у клиента — 20 активных проектов общей площадью 1,5 млн кв. м.

Проблема: сделки по закупке материалов ведутся вручную, плохо контролируются и затягивают строительство объектов

Представим, что клиент собирается построить 10-этажный дом. Исходя из сведений о проекте, можно рассчитать, что понадобится примерно 500 тыс. тонн бетона, 30 тыс. мешков цемента, 5 км труб, 1200 межкомнатных дверей, 7 тыс. окон и ещё несколько сотен различных материалов.

Материалы нельзя заказать, оплатить и привезти на стройку в один момент в силу следующих причин.

Материалы нужны только на определённом этапе. Например, черепица для крыши и пластиковые окна не пригодятся до тех пор, пока не будут возведены стены.

Материалы утратят свои свойства при длительном хранении. Бетон застынет уже через несколько часов, дерево отсыреет, а кирпичи могут раскрошиться.

Менеджеры не знают точный объём заказа. Например, строители могут использовать больше арматуры или бетона при изготовлении железобетонных конструкций.

На объект могут привезти материалы с другой стройки. Например, там остался лишний утеплитель. Значит, для этого дома его нужно заказать уже меньше.

На поставку некоторых материалов может быть объявлен тендер, что увеличит сроки отгрузки.

Документы нужно подписывать физически, а ответственный работник может быть в длительном отпуске.

Ввиду перечисленных обстоятельств по каждому материалу закупка велась отдельно. Поставщики и подрядчики договаривались между собой, а клиент узнавал о сделке, только когда получал счёт на оплату материалов. Чтобы уточнить детали, менеджеры звонили друг другу несколько раз в день, документы согласовывали через электронную почту, а для подписания зачастую приходилось приезжать в офис лично.

На одном объекте могут работать несколько строительных подрядчиков.
У каждого подрядчика, в свою очередь, может быть несколько поставщиков

Любые изменения на объекте только запутывали процесс. Нужно больше цемента — новая сделка. Подрядчик возвёл стены на 2 недели быстрее — нужно срочно искать утеплитель.

В такой системе:

Сотрудники клиента тысячи раз повторяли одну и ту же рутинную процедуру за время строительства одного объекта;

Клиент не мог быстро узнать, какова ситуация с материалами на объекте (сколько потрачено, сколько пришло, сколько уже заказано, какие сделки требуют оплаты и внимания клиента и т. д.), и звонил подрядчику, чтобы получить информацию и уточнить детали каждой закупки по отдельности;

Сроки сдачи объектов увеличивались временны́ми затратами, вызванными необходимостью согласований и исправления ошибок, а также задержками в поставках материалов.

Задача: разработать и оцифровать бизнес-процесс закупки материалов на объекты клиента

Система должна унифицировать заявку на закупку материалов, учитывая при этом их особенности, условия поставщиков, сроки доставки и любые другие нюансы, важные с точки зрения оформления закупки.

Бэкенд системы пишется на фреймворке Django. Фронт обязательно должен использовать внутреннюю библиотеку элементов на React, общую для всей IT-инфраструктуры клиента.

kt.team:

Составила универсальную форму заявки на закупку материалов;

Разработала бизнес-процесс проведения сделки, учитывающий правила согласования, оплаты и приёмки материалов;

Создала дополнительный сервис приёмки материалов в мобильном приложении клиента.

Результат 1: клиент, подрядчики и поставщики понимают и контролируют процесс закупки материалов на объекты

kt.team совместно с командами клиента, подрядчиков и поставщиков разработала универсальную форму заявки на закупку материалов, подстраивающуюся под 5 основных сценариев поставки.

Финальная схема бизнес-процессов и этапов прохождения заявки на закупку материалов

Обычная заявка. Например, поставить 100 входных дверей к 20 декабря.
Заявка без договора, без сметной (расчётной) стоимости, без определённых материалов. Например, нужно заказать нестандартные фитинги для труб или провести их по прямой закупке без тендера.
Заявка с постоплатой по факту расходования материалов. Так, например, заказывается бетон.
Заявка с предоплатой и изменением объёма по факту использования материалов. Например, заказывается 1 тонна арматуры, но используется 900 кг. Или наоборот, оформляется дозаказ.
Заявка со специфической постоплатой. Например, оплата по частям: сначала аванс, затем отгрузка и итоговая оплата в соответствии с фактическим объёмом поставленных материалов.

Мы расспросили клиента об основных этапах выполнения заявки, назначили роли и реализовали автоматическое формирование документов с подписанием их ЭЦП (сокр. от «электронная цифровая подпись») непосредственно в системе. На каждом этапе система даёт подсказку менеджерам клиента и его контрагентов, что ещё осталось сделать и какие документы необходимо подготовить.

Финальная схема бизнес-процессов и этапов прохождения заявки на закупку материалов

Подсказки в процессе оформления заявки ускоряют прохождение всех этапов и уменьшают количество допускаемых ошибок

Клиент получает информацию о любой заявке из одного окна и может быстро реагировать на задержки в согласовании и иные спорные ситуации.

Результат 2: закупка материалов с предоплатой ускорилась в 4,9 раза, с постоплатой — в 3 раза

Как было: никто не контролировал работу на этапах от создания заявки до выставления счёта. Невозможно было оптимизировать процесс и повлиять на его скорость.

Согласно исследованию шведского учёного Андреаса Экехара (швед. Andreas Ekeskär), менее половины поставок строительных материалов осуществляются вовремя, в нужном объёме и без ошибок. Это приводит к тому, что строители на объекте треть времени тратят на ожидание материалов и завершение работ, а четверть — на разгрузку материалов.

От скорости поставки материалов напрямую зависит объём полезной работы, выполняемой строителями на объекте

rus: Ведение справочников товаров с атрибутами вариаций ткани

Как стало: в первый месяц внедрения системы время прохождения заявки по этапам от создания черновика до оплаты счёта составляло 69 дней для закупок с предоплатой и 46 дней для закупок с постоплатой.

После отладки системы и обучения команды клиента сроки закрытия заявок уменьшились: в июле 2022 года заявки отрабатывались в среднем уже за 2 недели.

После внедрения новой системы время закрытия заявок значительно сократилось, при этом сроки по предоплате и постоплате были выровнены. Таким образом, клиент и подрядчики стали лучше контролировать наличие на объектах нужных материалов, независимо от их типа

Сокращение времени выполнения заявок наделяет клиента чрезвычайно важными преимуществами: