10 вопросов к поставщику при выборе системы управления цифровыми активами (DAM)

Перевод и адаптация статьи из блога Pimcore→.

Чем больше цифрового контента компания генерирует и использует, тем актуальнее для нее становится вопрос выбора DAM-системы, то есть системы по управлению цифровыми активами. DAM позволяет оптимизировать бизнес-процессы в брендинге и маркетинге, снизить затраты на производство, хранение и обновление цифровых активов по продуктам и услугам. С помощью DAM-системы автоматизируется процесс поддержание консистентности визуальной, аудио- и видеоинформации на всех каналах продаж, маркетинга, в соцсетях и на сайтах.

Но есть нюансы. Функциональность DAM-систем «из коробки» различается в зависимости от вендора. Плюс помимо общего набора функций у каждой из DAM-систем есть особенности, которые могут вам подходить или не подходить в зависимости от исходных данных.

В этой статье команда Pimcore собрала 10 главных вопросов, которые надо задать себе и вендору при выборе DAM-системы, чтобы внедрение себя оправдало. А KT.Team дополнила их кейсами из опыта наших клиентов.

1. Какие боли бизнеса вы хотите решить с помощью DAM и закроет ли конкретная система ваши потребности?

Первый шаг внедрения DAM-системы — определить, какие именно задачи бизнеса вы хотите решить внедрением. Для этого вам придётся собрать вводные от всех подразделений, которые занимаются производством, изменением, хранением и использованием цифровых активов, связанных с товарами и услугами. Где сейчас проблемные места в их процессах? Что для них важно в будущем решении и что — не важно? Сколько времени они сейчас тратят на поиски нужных активов и по какой причине?

Так, бизнесам, основное узкое место которых состоит в долгом и неочевидном поиске файлов и затратах на управление метаданными, подойдут DAM-системы с расширенными возможностями по управлению метаданными — например, Pimcore.

Компании, которые сталкиваются с задержками при утверждении и рассмотрении активов, будет полезно использовать DAM-систему с расширенными возможностями совместной работы и документооборота, такие как Picvario.

Один из клиентов KT.Team, крупная торговая сеть, называл среди основных болей риск отключения его действующей DAM-системы. Иностранный вендор в любой момент мог в одностороннем порядке прекратить работу с российскими пользователи. Для торговой сети это означало бы, что карточки 400 000 товаров из ее каталога останутся без фото и видео как на собственных каналах продаж сети, так и на маркетплейсах. Для этого клиента специалисты KT.Team подобрали DAM с открытым кодом и возможностью публикации на собственных серверах компании.

2. Каковы возможности конкретной DAM-системы?

Второе, на что имеет смысл обратить внимание, — это набор функций DAM-системы «из коробки». Их предстоит соотнести их с архитектурой вашего IT-контура и потребностями команд.

Мы не будем тут касаться базовых функций по хранению, валидации, фильтрации цифровых активов: от вендора зависят только нюансы их реализации, но не факт наличия.

Поэтому первое, на что лучше обратить пристальное внимание, — это расширенные функции, которые предоставляют DAM-системы. Например, распознавание изображения в помощью AI, удаление фона, автоматическое создание тэгов, автоматическое наложение водяных знаков, инструменты для редактирования видео или работы с 3D-файлами…

И тут есть нюанс. Выбирая DAM, лучше ориентироваться на потребности, которые у вас есть в моменте или возникнут в ближайшие полгода-год.

Каждая дополнительная функция, как правило, удорожает систему саму по себе и требует дополнительных ресурсов инфраструктуры.

Второе, о чем стоит разговаривать с интегратором или вендором, — возможности интеграции DAM с действующими системами: системой управления контентом (CMS), PIM-системой (системой управления данными о товарах), платформами автоматизации маркетинга, системами e-commerce и системами поставщиков или дистрибуторов. Есть ли готовые API, коннекторы, модули интеграции или их придётся заказывать отдельно?

На помощь тут приходит открытый код платформы и наличие комьюнити. Чем ниже популярность системы, чем меньше у нее бизнес-пользователей и тем меньше вероятность того, что готовые модули или API уже кем-то написаны и протестированы.

3. Соответствует ли DAM-система потребностям будущих основных пользователей?

Успех внедрения DAM-системы во многом зависит от того, насколько она будет принята пользователями.

Тут важно понимать не просто нужна ли система (раз вы о ней задумались, то скорее всего нужна), но в первую очередь — кто будет ей пользоваться и какие рабочие задачи он должен решать с помощью DAM. Это позволяет точнее определиться с вендором системы.

Например, если DAM-системой в первую очередь планирует пользоваться маркетинговая команда, вам необходимы будут специальные функции для управления активами бренда и материалами рекламных и маркетинговых кампании.

Креативным командам, скорее всего, потребуются инструменты для совместной работы над файлами.

Подразделение e-commerce запросит функцию передачи разных наборов медиаконтента на разные каналы продаж — чтобы учитывать требования площадок.

Если выбранная DAM не будет соответствовать потребностям основных пользователей, её внедрение принесёт в разы меньше пользы, чем могло бы. Обратите внимание также и на то, обеспечивает ли вендор или интегратор комплексное обучение и поддержку, чтобы пользователи могли правильно использовать систему.

4. Является ли DAM масштабируемой и настраиваемой?

Масштабируемое и настраиваемое программное обеспечение DAM способно адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса, поддерживать рост и расширение, повышать операционную эффективность и производительность.

При оценке масштабируемости важно понять, как поставщик будет поддерживать модернизацию, миграцию и сопровождение с течением времени.

Что касается возможностей настройки, то вам имеет смысл оценить:

• гибкость программного обеспечения в отношении пользовательского интерфейса;
• гибкость схем метаданных;
• возможности автоматизации рабочих процессов.

На что обращать внимание? На фреймворки и языки, которые использует вендор при разработке DAM, на наличие готовых API и возможности интеграции. Это позволит понять, насколько система может быть адаптирована к требованиям вашего бизнеса.

5. Какова общая стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO)?

Внедрение системы — это только начало. При подсчете TCO нужно учитывать все расходы, которые связаны с внедрением и поддержкой DAM-системы. Это:

• первоначальное внедрение и настройка;
• лицензионные платежи — первоначальные и регулярные, если выбранная система распространяется только по подписке;
• обучение бизнес-пользователей;
• стоимость расширений и дополнений, которые необходимы для вашей работы и не входят в «коробку»;
• наличие на рынке и стоимость специалистов, которые будут поддерживать систему и т. д.

Часто система, которая на этапе интеграции кажется более доступной, в долгосрочной перспективе имеет более высокую стоимость владения. Уже через пару лет первоначальная выгода с избытком будет перекрыта текущими платежами и проблемами с поиском подходящих подрядчиков.

Так, например, доработки внутри DAM-функционала Brandquad возможны только через вендора. С одной стороны, это снимает вопрос с подбором подрядчика. С другой — увеличивает срок и стоимость каждой доработки, ведь придется подстраиваться под общий бэклог вендора.

6. Каков порог входа: насколько легко пользователи освоят DAM?

DAM-система может быть идеально продуманной, с множеством полезных функций и встраиваемых опций. Но если пользователям неочевидно, как именно этими функциями пользоваться, если интерфейс неудобен и непонятен, а вменяемого обучения нет, то вместо оптимизации процессов вы получите итальянскую забастовку и снижение производительности.

Поэтому до внедрения имеет смысл запросить демо системы у вендора или его представителя, чтобы самостоятельно оценить интерфейсы.

У лучших систем интерфейс интуитивно понятен, разделы и кнопки расположены в очевидных местах, пиктограммы легко считываются, а автоматизированные процессы (например, валидация изображений, внесение метаданных, нанесение водяных знаков) очевидны и предсказуемы. Для этого интерфейс должен быть спроектирован с учетом UX/UI-стандартов, привычных для пользователя.

Дополнительными плюсами будут:

• наличие открытой документации и обучающих курсов у вендора или его представителя;
• готовность вендора или интегратора составить инструкцию для вашего кастомизированного портала и провести обучение для пользователей;
• готовность сопровождать процесс обучения консультациями и поддержкой.

7. Насколько легко интегрировать DAM с существующими системами?

В этом разделе мы (KT.Team) максимально отойдем от перевода оригинальной статьи.

Pimcore в своем тексте советует проверить, есть ли готовые решения по интеграции выбранной DAM с уже существующими у вас CRM, CMS, ERP и другими системами. И каков опыт поставщика решения в обеспечении подобных интеграций. Безусловно, это один из вариантов синхронизировать работу всего IT-контура.

Но у прямых интеграций есть свои недостатки: сильная связанность контура, потребность в постоянных доработках, постоянное усложнение взаимосвязей между системами при появлении новых сущностей или изменении уже имеющихся. Поэтому на своих проектах мы, как правило, рекомендуем интегрировать DAM-систему с другими системами компании через ESB-слой. Подробнее об этом способе можно узнать, например, здесь→. Наличие правильно интегрированной шины в IT-контуре делает контур слабо связанным: это позволяет вносить изменения в каждую из систем без риска заблокировать все бизнес-процессы.

8. Какие варианты развертывания (облачные или локальные) предлагает поставщик?

Для начала вам придётся ответить на несколько вопросов внутри своей компании или проектной группы:

• планируете ли вы масштабирование системы?
• какие требования по безопасности данных есть у вас в компании?
• какие нормативные требования в вашей компании предъявляются к IT-системам?

Ответив на эти вопросы, вы определите, подходит ли вашей компании облако или on-premices.

В пользу облачных DAM говорят простота развертывания, гибкость, масштабируемость. Такой вариант позволяет организовать удаленное взаимодействие и ускорить доставку контента.

В свою очередь, DAM, развернутые на ваших серверах, обеспечивают больший контроль над системой и меньше рисков, связанных с вендором. Как мы уже упоминали, расположение DAM-системы on-prem обезопасит компанию от внезапных отключений со стороны вендора.

9. Предлагает ли DAM headless-архитектуру?

«Безголовую» (headless) архитектуру называют трендом в построении DAM-систем. Но вопрос не в том, насколько будущая система соответствует «моде».

Headless-подход предполагает, что бэк и фронт системы отделены друг от друга. Вы можете менять интерфейс, с которым работают пользователи, не задевая уже настроенные бизнес-процессы. Или менять бизнес-процессы на бэке так, чтобы это не отражалось (или минимально отражалось) на пользовательском интерфейсе.

Headless будет полезна организациям:

• которые используют несколько каналов доставки контента;
• которые планируют интегрировать DAM с большим количеством систем;
• деятельность которых предполагает множественные и сложные процессы работы с контентом.

Например, один из клиентов KT.Team→ в работе с контентом должен был учитывать множество факторов: актуальность договора с модельными агентствами, актуальность акций и спецпредложений, о которых говорится на макетах, географические ограничения (фото с «звездой» можно использовать только в некоторых регионах) и ограничения по маркетинговым каналам. Для этого клиента Headless DAM-система подошла.

Но надо учитывать, что безголовая DAM-система требует более высокой технической экспертизы как у подрядчика, который будет настраивать систему, так и у команды, которая в дальнейшем будет заниматься поддержкой.

10. Каковы возможности отчетности и аналитики?

Во все DAM-системы встроены модули отчетности и аналитики — они помогают бизнес-пользователям и заказчикам более обоснованно принимать управленческие решения или дорабатывать карточки товаров.

Но у разных систем возможности в построении отчетов отличаются, как и простота их формирования.

Как правило, в системах уже доступны стандартные отчеты, такие как отчеты об использовании и загрузке медиа-активов. Некоторые DAM позволяют настроить пользовательские отчеты, адаптированные к требованиям организации.

Например, для одного из клиентов мы настроили в Pimcore два типа отчётов:

1. по изображениям — позволяет найти все файлы с определённой датой загрузки и, например, отметить их как неактуальные. Так ретейлер убирает из всех каналов продаж сезонные фотографии товаров;
2. по товарам и изображениям — отчёты позволяют увидеть, как связаны товары и изображения и нет ли товаров, к которым не привязано ни одного изображения. Получив список таких товаров, контент-менеджеры могут быстро устранить проблему с пустыми карточками.

Отдельно стоит уточнить, предполагает ли DAM интеграцию с BI-системами и каким образом можно настроить визуализацию данных.

Как получить максимум отдачи от инвестиций в DAM

Ключ к эффективным инвестициям в DAM — в правильно заданных вопросах на этапе выбора системы. Приведем саммари вопросов, которые нужно задать своей команде и команде интегратора.

1. Вопросы себе и бизнес-пользователям:
2. Какие боли и проблемы бизнеса мы хотим решить, внедряя DAM-систему?
3. На какие метрики планируем воздействовать?
4. Какие подразделения будут владельцами и основными пользователями DAM-системы? Каковы их задачи в работе с медиаконтентом?
5. Какие возможности DAM вам будут необходимы в течение ближайшего года-полутора?
6. Какие ограничения по IT-безопасности у вас есть?
7. Как вы планируете расти и масштабироваться в ближайшие несколько лет?
8. Вопросы к вендору и/или подрядчику:
9. Какие функции есть у DAM-системы «из коробки»?
10. Каким образом можно будет доработать функции или разработать новые фичи?
11. Какие функции по  индивидуальной настройке карточек товаров, схемы метаданных заложены в DAM?
12. Масштабируема ли DAM-система?
13. Какие есть варианты развертывания?
14. Каким образом выстроена техподдержка?
15. Предусмотрено ли обучение новых пользователей и как именно оно может быть реализовано?
16. Какие возможности по выстраиванию отчетов и аналитике встроены в DAM из коробки и что можно настроить дополнительно?
17. Каков опыт подрядчика по внедрению DAM-систем?

Кейсы KT.Team по внедрению DAM- и PIM-систем вы можете почитать здесь→.

Остались вопросы? Запишитесь на бесплатную консультацию по внедрению DAM.

‍