Вместо тысячи писем: как портал поставщиков делает управление ассортиментом проще и прозрачнее

Оригинал статьи опубликован на сайте retail.ru→ Рассказываем, как именно портал поставщиков помогает автоматизировать стандарные задачи в работе с поставщиками.

Даём чек-лист сигналов, говорящих о том, что пора внедрять это решение.

Эта статья в первую очередь заинтересует ретейлеров, которые работают с 10 и более производителями и поставщиками товаров.

Но и для представителей других сфер она может стать полезной, ведь регулярные закупки есть и в медицинской сфере, и в строительстве, и даже в IT.

Как и любой информационный продукт, портал поставщиков→ - не универсальное решение, которое подойдёт всем и всегда.

Планировать его внедрение с расчётом на будущее не имеет смысла: бизнес - это всегда запутанная среда, в которой постоянно меняются вводные.

Из практики работы с ретейлерами специалисты KT.Team выделдили несколько общих сигналов, которые подскажут: настало время для автоматизации работы с поставщиками.

Вы продаёте какой-то товар по цене, которая близка к закупочной, потому что вовремя не получили обновлённых цен от поставщика.

Такое бывает, когда взаимодействие с поставщиками организовано по электронной почте.

Очередное письмо с обновлением цен попадает в спам и запускает эффект домино: ваши менеджеры не внесли новые закупочные цены в системы компании, из-за этого никто не скорректировал цену для конечных покупателей… И вот уже вместо маржинальных продуктов у вас на полках - убыточные.

Поставщики не присылают вам обновлённые фото упаковки, или присылают их в ненадлежащем качестве, или ваши менеджеры не успевают или забывают обновить фото на каналах продаж. В итоге покупатели заказывают, например, дворники для своего автомобиля в красной упаковке, а получают - в прозрачной и не могут понять, правильный ли товар они получили и кто их обманывает.

Товар уже добавлен на полку, но склад не может принять его.

Машина с первой партией товаров от нового поставщика уже приехала на склад, но склад не может её принять, потому что в системах не хватает данных. Например, отсутствует информация о габаритах упаковки, условиях хранения или товарном соседстве.

Менеджер поставщика не предоставил эту информацию, письмо с ней потерялось, или информация вовремя не попала в складские программы - причина может быть любой.

Но результат один: товар вы уже продаёте в онлайне, но на складе его всё ещё нет.

Можно принимать решение о внедрении и до того, как ошибки начнут сказываться на вашем бизнесе: достаточно посмотреть на две простые метрики.

Первая - количество постоянных поставщиков.

Работаете более чем с 10-20 компаниями?

Если при этом количество менеджеров, которые взаимодействуют с поставщиками (вторая метрика), больше трёх - процесс взаимодействия становится всё менее управляемым и всё более уязвимым.

При этом, что интересно, количество SKU практически не влияет на потребность в портале.

При 10 тыс. и при 100 тыс. SKU вероятность того, что пора автоматизировать процессы работы с поставщиками, примерно одинаковая.

На стороне поставщика: менеджер забирает в личном кабинете шаблон для добавления нового ассортимента, заполняет и затем загружает файл.

Если у поставщика развитая IT-инфраструктура, то он интегрирует свои системы с порталом и формирует ассортиментную выборку в привычном интерфейсе.

Если в присланном файле чего-то не хватает для того, чтобы добавить товары в ассортимент розницы или на онлайн-витрину или даже принять на склад, портал сразу просигнализирует о недостаточности данных.

Система подсветит, где и чего не хватает или какая информация предоставлена в неподходящих форматах.

На стороне ретейлера: сотрудники получают уведомления о том, что появился новый ассортимент.

Они могут обработать и принять или отклонить как отдельные позиции, так и группы товаров, в зависимости от действующей ассортиментной политики, ценовой политики и т. д.

Пока сотрудники ретейлера не обработают предложенные позиции, эти позиции будут подсвечены в списке.

Вместо цепочки из четырёх и более писем - единый интерфейс.

Сразу видно, какой информации не хватает - поставщик может дополнить её в момент загрузки ассортимента или запросив данные из других подразделений.

Итак, вы определили, что портал поставщиков может быть полезен вашей компании.

Первое - провести инвентаризацию процессов взаимодействия с поставщиками, которые сейчас у вас есть:

Какие подразделения контактируют с ними?

Как происходит заключение договоров?

Какие данные нужны для добавления товаров в розничный ассортимент офлайн и онлайн?

Как вы получаете информацию об изменении ассортимента поставщика и как - информацию об изменении параметров товаров (например, изменение цен)?

Второе - начать взаимодействие с командой разработки, которой вы доверите внедрение портала поставщиков.

Это может быть как внутренняя команда, если у вас есть развитое IT-подразделение с нужными компетенциями, так и внешний подрядчик. У вас на руках уже есть описание процессов и узких мест, вы уже можете продемонстрировать команде разработки общую картину того, что хотите улучшить с помощью автоматизации.

Это не означает, что команда разработки руководствуется исключительно теми данными, которые вы отдаёте на старте. Например, KT.Team - прежде чем подготовить КП, а уж тем более приступить к внедрению - проводит несколько глубинных интервью с подразделениями заказчика.

Проектная команда задаёт вопросы о подробностях организации процессов, исходя из предыдущего опыта работы на аналогичных проектах.

Это нужно для того, чтобы правильно подобрать решение для ваших задач: будет ли портал разработан на основе коробочного продукта - Adobe Commerce (экс- Magento ), «Битрикс», Saleor - или ваши процессы настолько специфичны, что лучше подойдёт кастомная разработка на PHP или Python .

Третий этап - разработка MVP проекта, который позволит добиться первой ощутимой победы за счёт автоматизации какого-либо процесса работы с поставщиками.

Обычно MVP бывает готов через 2-3 месяца после старта разработки.

После этого можно запускать на портал первых пользователей: пилотных поставщиков (рекомендуем выбрать несколько компаний, с которыми у вас лучше всего налажены отношения) и менеджеров.

Они помогут оптимизировать процесс обучения для следующих пользователей и улучшить процессы на самом портале.

По нашему опыту, обучение пользователей занимает не более недели: личный кабинет менеджера и на стороне компании-покупателя, и на стороне поставщика выглядит просто и понятно, поскольку использует привычные элементы интерфейса приложений.

Параллельно (и это уже четвёртый этап) вы можете совместно с командой внедрения проработать дорожную карту дальнейшего развития портала.

Какие ещё процессы и функции вы будете автоматизировать, в какие сроки это будет происходить и какие ещё процессы работы с поставщиками можно улучшить?

Тут стоит отдельно отметить, что, в отличие от, например, интернет-магазина, портал поставщиков - проект с конечным сроком разработки.

Даже если вы будете переводить в единое окно 10, 20, 30 процессов работы с поставщиками, в какой-то момент неоцифрованные процессы закончатся. И останется только поддержка самого портала и связанных с ним интеграций. Кстати, для интеграции портала поставщиков с другими системами компании мы, как правило, рекомендуем своим клиентам использовать промежуточный интеграционный слой - ESB -шину.

Это решение позволит интегрировать любые системы независимо от стека и формата данных и не переписывать интеграции каждый раз, когда системы обновляются или меняется способ хранения в них данных.

Подробнее о ESB можно почитать в статьях блога KT.Team→.

От начала работ до запуска первых функций портала поставщиков пройдёт 2-3 месяца.

Плюс этап выбора разработчика, переговоров, заключения договора… А как-то улучшать процессы нужно уже сейчас.

Так вы избавитесь от ситуации, в которой отсутствие конкретного менеджера (заболел, уехал за город без связи, уволился) приводит к потере или несвоевременному обновлению информации от поставщиков.

Теперь письма будут приходить на единый адрес и пересылаться менеджерам, которые на связи именно сейчас.

Ещё один простой шаг - настроить уведомления в мессенджерах.

На корпоративный ящик, созданный для работы с поставщиком, «падает» новое письмо - и менеджер получает дополнительное уведомление о нём.

Потерять такое письмо становится сложнее.

Также можно создать в своих системах канбан-доски.

Новое письмо от поставщика станет триггером для автоматического создания задачи и назначения на эту задачу ответственного менеджера.

На канбан-доске можно задать уведомления, если задача остаётся в каком-то статусе слишком долго.

Эти инструменты позволят уменьшить потери и оперативно оптимизировать часть процессов по работе с поставщиками до начала разработки или параллельно с ней.