Компании, которые постоянно улучшают процессы, стабильно опережают конкурентов. Системный подход позволяет целенаправленно развивать операционную деятельность и предотвращает повторное возникновение проблем. Рассмотрим проверенную модель управления DMAIC, которая помогает бизнесу поэтапно вносить улучшения. 1. Определение (Define) Сначала определите, какие процессы есть в компании и как они работают. Выясните, кто участвует в процессе, какие документы и ресурсы используются.
Четко определите границы процесса - с чего он начинается и каким результатом заканчивается. Процесс "Обработка заказа", например, инициируется в момент получения клиентской заявки, а заканчивается отгрузкой товара и закрывающим документом. 2. Измерение (Measure) Здесь вы переводите работу процесса в цифры. Определите ключевые метрики: сколько времени занимает выполнение, какова его стоимость, сколько сотрудников участвует и как часто процесс повторяется.
Так, вы можете зафиксировать, что согласование договора занимает в среднем 5 дней, а на этапе визирования юриста он находится 2 дня. Эти данные дадут конкретную основу для анализа - вместо догадок. 3. Анализ (Analyze) Изучите собранные показатели. Выявите "узкие" места, лишние шаги и операции, которые можно ускорить или оптимизировать. Посмотрите, где задачи простаивают в ожидании или где проще и дешевле выполнять операции параллельно.
Анализ помогает понять, почему процесс работает неэффективно, и указывает направление для изменений. 4. Улучшение (Improve) По результатам анализа измените процесс точечно и по делу. Модифицируйте шаги, перераспределяйте ответственность, убирайте лишние согласования. К примеру, вы можете решить, что бухгалтерия проверяет не каждый счет от нового поставщика, а выборочно, по установленным критериям. После этого нужно внедрить новую процедуру и обучите сотрудников по инструкции. 5.
Контроль (Control) После внедрения улучшений снова снимите метрики и оцените результаты. Сравните показатели с теми, что были на этапе измерения. Если процесс стал работать стабильно лучше, зафиксируйте новый стандарт. Если ожидаемого эффекта нет - вернитесь к предыдущим этапам цикла. Контроль позволяет удержать улучшения и продолжать развивать процесс. Инструменты и методы управления Для работы на каждом этапе цикла используют конкретные инструменты.
Они показывают процесс наглядно, помогают анализировать и автоматизировать рутину. Методы управления процессами: - Постоянные улучшения (Kaizen) - каждый сотрудник регулярно предлагает, как улучшить его ежедневную работу. Руководство рассматривает идеи и внедряет те, что действительно помогают экономить время или ресурсы. Так компания постепенно начинает работать эффективнее без крупных затрат. - Концепция 6 сигм (Six Sigma) - помогает находить коренные причины ошибок и брака.
Вы собираете данные, анализируете их и устраняете проблемы системно, а не просто исправляете отдельные сбои - качество продукции или услуг становится стабильно высоким. - Метод бережливого производства (Lean) - вы убираете из процессов все, что не создает ценности для заказчика. Это ускоряет работу и уменьшает расходы.
Клиент получает тот же результат, но быстрее и дешевле для компании. - Гибкое управление (Agile) - работу разбивают на короткие циклы, в каждом из которых создают конкретный результат. После каждого этапа команда анализирует, что можно улучшить, и корректирует дальнейшие действия.
Так компания начинает оперативнее реагировать на рыночные изменения. Организационные инструменты: - Моделирование в нотациях BPMN или EPC - помогает визуализировать процессы в виде схем, которые понятны всем участникам. Метод позволяет "расшить" этапы и выявить дублирующие или лишние действия.
Например, компания при моделировании процесса обнаружила, что 3 дня тратятся на повторные согласования одного и того же документа - после анализа эти шаги объединили, и процесс стал быстрее. - Интервью с сотрудниками - для того, чтобы увидеть реальные сценарии выполнения задач, о которых не знают руководители.
С помощью данного метода выявляют проблемы, которые не отражаются в отчетах - например, "ручные" доработки, тормозящие автоматизацию. - Регламентация и стандартизация - фиксируют успешные изменения в понятных инструкциях, что снижает зависимость от конкретных сотрудников и ускоряет адаптацию новых специалистов. Цифровые инструменты: - BPM-системы - платформы, которые помогают автоматизировать, исполнять и контролировать процессы в цифровом виде. - Low-code платформы - позволяют разрабатывать приложения для автоматизации бизнес-задач в короткие сроки, без глубоких знаний программирования. - Системы бизнес-аналитики (BI) - собирают данные о выполнении процессов и выводят их в виде дашбордов для управленцев.
- Но как понять, какой инструмент выбрать? И можно ли комбинировать инструменты? Выбирать инструменты нужно, отталкиваясь от конкретных задач, а не от популярности технологии. Универсального решения нет, но вы сможете сделать правильный выбор, если ответите на 3 ключевых вопроса:
- Какую проблему нужно решить?
- Насколько зрелы процессы в компании? 3.
Какими ресурсами вы располагаете? Комбинировать инструменты не только можно, но и часто необходимо. К примеру, вы можете использовать организационные методики (например, Lean) для анализа и перестройки процесса, а затем применить цифровые BPM-системы или автоматизацию (BPA) для его поддержания и контроля.
Технологии дают максимальный эффект, когда их поддерживают грамотные управленческие решения. Критерии выбора инструментов для управления процессами:
| Критерий | Что это значит | Примеры подходящих инструментов |
|---|
| Масштаб задачи | Что вы улучшаете: отдельную задачу, сквозной процесс или стратегию всей компании? | BPA - для автоматизации рутинных задач (например, рассылка уведомлений).
BPM-системы - для координации сложных рабочих потоков, которые проходят через несколько отделов компании.
(например, "Обработка заказа от клиента"). |
| Готовность компании | Насколько ваши процессы уже описаны, стандартизированы и измеряются в цифрах? | Организационные инструменты (BPMN, интервью, регламенты) - если процессы хаотичны, нужно сначала описать и упорядочить работу.
Цифровые инструменты (BPM-системы, BI) - если процессы стабильны и нужна автоматизация и аналитика. |
| Ресурсы и сложность | Какие у вас есть бюджет, время и IT-специалисты для внедрения и поддержки? | Low-code решения и BPA - требуют меньше времени и IT-вовлечения, подходят для среднего бизнеса и быстрого получения результата.
BPM-системы и ERP - требуют значительных инвестиций, командной работы бизнеса и IT, оправданы в крупных и сложных организациях. |
Совет:если вы только начинаете - начните с описания и регламентов. Для зрелых процессов - внедряйте BPM-системы или подключайте аналитику. Такой подход позволяет вкладывать средства именно в те участки работы, где отдача будет максимальной и быстрой.
